Automatisation des tâches : 
quand et comment s'y mettre ?

Quand et par où commencer pour automatiser ses tâches professionnelles ?

Votre quotidien et celui de vos équipes est rempli de tâches répétitives et obligatoires, mais qui n'apportent que très peu de valeur à l'entreprise, et encore moins aux collaborateurs. Vous le savez, il est temps de passer à l'automatisation. Mais quels sont les signaux qui indiquent qu'une tâche peut (et doit) être automatisée ? Comment vous y prendre pour commencer à automatiser votre quotidien ?

Pour répondre à ces questions, commençons par le début ! Qu'est-ce l'automatisation du travail en entreprise ? L'automatisation consiste à confier un maximum de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu’à des humains. L’objectif ?

  • Améliorer la productivité
  • Réduire les coûts
  • Réduire les tâches administratives et permettre aux équipes de gagner du temps pour se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Il y a de grandes chances que vous ayez déjà bénéficié d'une automatisation. Et ce, sans même vous en apercevoir. Un e-mail automatique avant le début d'une réunion ? Un message d'alerte quand il est temps de renouveler un abonnement ou pour vous rappeler un rendez-vous ? Tout ça, c'est de l'automatisation.

Mais, si vous n'êtes pas habitués à créer vous-même vos flux de travail automatisés, vous pouvez vite vous sentir découragé. Alors, laissez-nous vous guider.

Quand automatiser une tâche ?

Automatiser une tâche quand elle est répétitive

Lorsque vous essayez de décider quels aspects de votre travail vous devriez automatiser, une excellente première question à vous poser est la suivante : quelles sont les tâches que vous effectuez le plus fréquemment ?

"J'automatise une tâche quand il s'agit d'une tâche répétitive, désagréable et à faible valeur ajoutée", explique Jérémy Foucray, CEO et de Zetoolbox et certifié expert Zapier.

"Ces tâches ne nécessitent aucune intervention humaine pour être bien exécutées, alors je ne vois pas pourquoi je devrais perdre du temps à les accomplir", explique-t-il. "Par exemple, trier mes mails dans les bons dossiers. Il suffit de créer des règles en fonction de l'expéditeur pour que ces mails se rangent automatiquement dans les dossiers correspondants".

Les tâches qui doivent être effectuées souvent ou selon un timing précis sont parfaites pour l'automatisation, car les avantages sont immédiats ! Vous passerez ainsi moins de temps chaque jour sur des tâches répétitives, qui peuvent rapidement (qu'on se le dise...) tous nous pomper l'air !

Automatiser une tâche quand vous faites trop de "copier-coller"

Soyons honnêtes : le copier-coller, il n'y a rien de plus frustrant n'est-ce pas ?

Et ne parlons pas des autres méthodes de transfert de données "à la mano". Si vous devez, par exemple, exporter un fichier CSV à partir d'une application pour l'importer dans une autre et répéter cette action plusieurs fois par jour ou par semaine, cela devient vite in-gé-rable !

"Combien de fois ai-je entendu des équipes se plaindre de devoir entrer en double (voire en triple) une information dans plusieurs outils différents, ce qui leur semblait être une perte de temps... et avec raison ! Aujourd'hui, la technologie existe pour supprimer tous les copier-coller, les saisies en double, les reportings Excel faits à la main ou les tâches "automatiques" sans aucune valeur ajoutée... Il suffit de se lancer !" explique Pierre Simonnin, expert en automatisation (Zapier, Integromat) et membre du MakersClub de Zetoolbox.

Les tâches qui impliquent le déplacement de données entre les applications sont parfaites pour l'automatisation. Par exemple, vous pouvez créer de nouveaux prospects dans votre CRM dès qu'une personne remplit un formulaire sur votre site Web ou s'abonne à une campagne de marketing par email.

Automatiser une tâche quand elle est pénible et ne nécessite pas de réflexion de haut niveau

Est-ce que votre tâche exige de la créativité ? Des compétences en matière de résolution de problèmes ou une intelligence émotionnelle ? Si non, alors vous pouvez certainement l'automatiser ! Elle ne nécessite pas de touche humaine distincte.

Pour Nicolas Paris, expert en No-code (Airtable, Zapier) et également membre du MakersClub, la première question qu'il se pose quand il veut automatiser une tâche est "Est-ce que je prends du plaisir à réaliser cette tâche ?".

En effet, selon lui "au travail, le terme de plaisir doit être pris en compte. Nous souhaitons bien entendu réaliser des tâches que nous apprécions. Dès lors que l'on repousse une tâche sans cesse, c'est selon moi révélateur qu'il faut se poser la question de l'automatiser. Grâce à celle-ci nous pourrons alors nous concentrer sur les tâches qui nous font aimer notre métier.".

Quelles sont les étapes à suivre pour automatiser une tâche ?

Maintenant que vous avez compris dans quelles situations vous devriez automatiser une tâche, vous vous demandez sûrement comment procéder pour faire les choses correctement... Voici ce que nos experts vous conseillent pour bien vous lancer.

Se poser les bonnes questions avant d'automatiser une tâche

Nicolas Paris nous explique l'importance de définir un "flow-chart" (diagramme retraçant les différentes étapes de votre processus) pour obtenir une vision globale du processus à automatiser. C'est seulement en ayant cette vision globale que vous pourrez avoir connaissance des éventuelles subtilités qu'il faudra prendre en compte pour établir votre automatisation. Voici les questions à se poser :

  • Quelle est la fréquence de cette automatisation ?
  • Quel va être le déclencheur ("trigger") de cette automatisation ?
  • Qui doit pouvoir déclencher cette automatisation ?
  • Quel est le meilleur outil pour gérer cette automatisation ?
  • Comment contrer les bugs potentiels (de faute d'orthographe, de double clic, d'oubli d'une donnée...) ?

Définir les limites pour automatiser sans perdre en flexibilité

Il est important de cadrer l'automatisation d'une tâche et de bien placer le curseur entre automatisation et flexibilité. Quand vous automatisez, il faut savoir garder une marge de manœuvre. Si l'automatisation marche dans 95% des cas, mais que la gestion des 5% restants est cauchemardesque, vous ne serez pas beaucoup plus avancés.

"Concevoir une bonne automatisation, c'est aussi penser à l'avance à ses limites", explique Pierre Simonnin. Cela peut prendre de nombreuses formes :

  • Inclure une étape de validation manuelle.
  • Ajouter un champ libre pour les informations qui ne rentreraient pas dans les cases.
  • Concevoir un tableau de bord pour suivre les tâches réalisées.
  • Se concentrer sur l'automatisation d'une tâche précise avant d'automatiser plusieurs taches à la suite.
  • Modulariser, c'est-à-dire automatiser des tâches élémentaires plutôt qu'un processus complet, laissant ainsi plus de marge de manœuvre sur la manière dont les tâches s'enchaînent.

Choisir le bon outil pour créer ses automatisations

De nombreux outils existent pour automatiser vos tâches. Voici les principaux à connaitre et quelques indications pour vous aider à choisir en fonction de vos besoins.

  • Zapier. L'outil d'automatisation à la position dominante ! C'est l'outil le plus utilisé de sa catégorie car très facile à prendre en main avec son interface utilisateur épurée. Il est aussi très complet puisqu'il propose des connexions avec plus de 3000 outils numériques.
  • Integromat. Il s'agit là de l'alternative la plus populaire à Zapier. C'est une solution également très complète qui connecte plus de 500 outils. Certaines des actions et des automatisations sont légèrement plus complexes ce qui en fait un outil un peu plus long à prendre en main. Ses grands points forts sont le côté modulaire et son prix bien plus abordable que Zapier.
  • n8n.io. Il s'agit là de l'outil d'automatisation open source et autohébergé. Cette différenciation peut être essentielle dans certains cas. Comme le code est open source, cela nous permet d'en ajouter pour connecter tout type d'API en plus des 200 outils nativement intégrés.
  • Automate.io. Il s'agit là de l'alternative qui ressemble le plus à Zapier mais avec un plan tarifaire plus avantageux. Les tarifs sont 2 à 3 fois moins chers et automate.io permet de connecter plus de 200 outils très utilisés (bien moins que les 3000 de Zapier cependant).

Vous souhaitez être accompagné ? Nous sommes là.

Chez Zetoolbox, l'automatisation n'a aucun secret pour nous et nous avons l'habitude d'accompagner nos clients sur des cas d'automatisations extrêmement complexes. Notre équipe est d'ailleurs certifiée experte sur les outils Zapier & Integromat. N'hésitez donc pas à faire appel à notre équipe pour réaliser vos projets d'automatisation, même les plus fous !

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