Masterclass - Notion basics : tout comprendre des bases de données

Les bases de données sont une fonctionnalité centrale de Notion. Beaucoup d’utilisateurs les mobilisent ou veulent les mobiliser. Mais leur fonctionnement peut en dérouter plus d’un et il n’est pas toujours évident de saisir la différence avec un simple tableau ou un tableur Excel.
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Dans cette Masterclass, Jeremy vous explique les bases. Vous comprendrez ainsi comment les utiliser, comment en tirer un maximum de valeur pour vous faciliter le quotidien.

C’est parti !

[Le replay de la masterclass sera disponible ici très prochainement !]

C’est quoi une base de données dans Notion ?

Notion fonctionne selon un système de blocs et les bases de données sont tout simplement un type de blocs. Lorsque vous créez un nouveau bloc, vous pouvez choisir “Table view” et ainsi créer une nouvelle base de données. Celle-ci peut être créée comme un bloc d’une page parmi des blocs d’autres blocs de nature différente (inline) ou comme une page à part entière (full page).

Le principe des bases de données est relativement simple. Il y a deux dimensions : des lignes et des colonnes. Chaque ligne est un objet de la base de donnée, une entrée (par exemple une tâche à faire, si on fait une base To do). Chaque colonne est une propriété, c’est à dire une caractéristique qui précise l’objet (comme une date, un responsable, un statut d’avancement, etc).

Notion propose différents types de propriétés : texte, nombre, sélection et multi-sélection, date, personne, … Lorsque vous créez une nouvelle propriété, vous devez déterminer son type, qui peut être modifié par la suite.

Lorsque vous créez une nouvelle colonne (et donc une nouvelle propriété), elle s’applique à l’ensemble des lignes. Dans un tableau, vous réfléchissez à l’échelle de la cellule. Dans une base de données, les colonnes et les lignes sont liées pour l’ensemble de la base de donnée. Vous ne pouvez ainsi pas avoir un traitement différent pour deux lignes de la base de données dans la même colonne (à l’inverse d’Excel).

Une même base de données peut être placée à différents endroits de votre espace de travail et ensuite mise en forme de façons différentes. On parle d’instances. C’est une réplication liée : c’est la même base de données mais accessible depuis plusieurs endroits. Vous pouvez pour chaque instance décider de la vue, des propriétés affichées, des tris appliqués, etc… Attention, cela signifie en revanche que lorsque vous modifiez les propriétés (leur nature et leur existence) ainsi que les valeurs de ces propriétés appliquées aux différentes entrées de la base de données, les modifications s’appliquent pour toutes les instances de la base de données.

Autre point, et c’est très propre à Notion : dans une base de données, chacune des lignes est une page en soi. Vous pouvez ainsi y ajouter tout type de bloc, y compris… des bases de données !

En utilisant les filtres, vous pouvez mettre la donnée en contexte. Vous pouvez placer une base de données filtrée, qui n’affichera que les éléments liés à la page dans laquelle vous placez cette nouvelle base filtrée.

Ex : si vous insérez une vue de la base Tâche dans un projet (aka une entrée de la base Projet), vous pouvez filtrer la base Tâche pour n’avoir que les tâches liées au projet en question !

Il y a une dernière petite subtilité à connaître ! Dans un bloc base de données, on peut également lier plusieurs vues de plusieurs bases de données différentes. On créé des sortes d’onglets qui sont chacun une vue d’une base de données (la même ou différentes). Dans un espace client, on peut ainsi avoir une vue de la base Projets, une vue de la base Tâches, une vue de la base Documents sans avoir 3 blocs Bases de données l’un en dessous de l’autre.

Les bases de données ont une place centrale dans Notion. Pour bien les utiliser, on vous recommande de construire votre modèle de données en amont

Vous savez désormais que les propriétés comptent pour une part importante dans les bases de données. Mais quels sont les différents types de propriétés ?

Quelles sont les propriétés des bases de données dans Notion ?

  • Texte : ajouter du texte pour une description, des commentaires, etc. Le texte peut être mis en forme (couleur, gras, etc). C’est un champ “rich text”.
  • Personne : assigner des personnes de votre espace de travail. Elles recevront une notification de cette assignation.
  • Sélection : choisir un état parmi plusieurs options qui ont été déterminées à la base.
  • Sélection multiple : fonctionne comme le select mais avec la possibilité de choisir plusieurs options.
  • Dates : déterminer une date spécifique et choisir le format de date, ajouter l’heure ou définir un fuseau horaire. Vous pouvez utiliser un format période avec une date de début et une date de fin dans la même propriété.
  • État : choisir un état d’avancement parmi 3 grandes catégories (à faire, en cours, à terminer) avec différents niveaux de détails que vous pouvez paramétrer. Différents modes d’affichage sont disponibles (tag ou case à cocher).
  • Nombre : peut être utilisé comme tel pour faire des calculs, afficher des pourcentages, des monnaies. Attention, les pourcentages sont au format 100% = 1 (donc par exemple 50% = 0,5).
  • Fichiers et média : importer des éléments directement depuis votre ordinateur ou un lien web
  • Case à cocher : notamment pour tout ce qui est to do
  • Url : insérer un lien qui conserve ses propriétés cliquables
  • Email et téléphone : données de contact qui sont identifiées comme telles et qui permettent d’envoyer directement un mail ou appeler quelqu’un (dans le cas d’un carnet d’adresse ou d’un CRM par exemple).
Les différents types de propriétés disponibles dans Notion

On a fait le tour des propriétés “simples”. Il y a cependant d’autres propriétés plus complexes, qui cachent des pouvoirs quasi magiques ! Comme les relations par exemple !

Comment fonctionnent les relations dans Notion ?

La propriété Relation permet de connecter différentes bases de données entre elles. Vous pouvez connecter 2 (ou plus) lignes d’une base de données aux lignes d’une autre base de données.
Ex : des tâches liées à des projets. La relation peut se faire dans les 2 sens ou à sens unique.

Pour créer une relation, vous devez créer une nouvelle propriété, de type Relation. Il faudra ensuite choisir la base à laquelle on se connecte. Vous aurez le choix d’afficher la relation dans les 2 bases ou juste dans la base depuis laquelle vous créez la relation. Lorsque vous cliquerez dans la case de la propriété, une liste de toutes les lignes de l’autre base va s’afficher et vous pourrez choisir celles que vous voulez lier. Les entrées reliées vont apparaître dans la case de la propriété de l’autre base. Une entrée d’une base peut être liée à plusieurs entrées d’une autre base (par exemple une tâche peut être liée à plusieurs projets).
Ex : dans la base Projets, pour la ligne “Projet Création du site web”, pour la propriété “Relation Tâches”, toutes les tâches rattachées au projet vont s’afficher.

La propriété Relation est très puissante. Mais elle permet surtout ensuite d’utiliser la propriété roll up ou agrégation. Cela vous permet de mobiliser les propriétés d’une ligne dans une autre base de données. Dans la base projets, on va ainsi pouvoir aller récupérer et mobiliser les propriétés des lignes de la base Tâches. On peut ensuite faire des calculs, des décomptes, etc. Différents affichages sont possibles (comme les barres de progression).

Ex : compter le nombre de tâches (donc les entrées de la base tâches) qui sont en statut Terminé (une des propriétés de la base Tâches, qui n’est pas présente dans la base Projet).

Les différentes vues de bases de données proposées dans Notion

Comme les bases de données sont très structurées, la donnée est facilement manipulable. Tout est uniforme. Une vue est tout simplement un élément structuré d’une façon ou d’une autre sur la base des propriétés.

On distingue 6 vues différentes pour les bases de données dans Notion :

  • Table : une simple mise en forme tableau avec les entrées en ligne et les propriétés en colonne, c’est la vue de base
  • Liste : une liste, sans grille
  • Chronologie : une frise du temps, sur la base d’une propriété date
  • Kanban : les données sont triées par groupes en colonne, basés sur une propriété avec la notion de sélection (personne, select, multi select, statut, etc)
  • Calendrier : un calendrier avec les lignes réparties par date (basé sur une propriété date)
  • Galerie : mise en forme visuelle avec des “cartes”

Pour chaque vue on peut déterminer les propriétés qu’on veut afficher, dans quel ordre et appliquer des filtres et des tris différents.

Les filtres sur les bases de données :

Toutes les vues permettent l’utilisation de filtres. Vous pouvez afficher certaines entrées de la base de données uniquement, en fonction de la valeur choisie pour l’une des propriétés. Par exemple, afficher uniquement les tâches dont le responsable est… Les filtres sont cumulables et peuvent être groupés (filtre et/ou).

A noter : lorsque vous créez une nouvelle ligne dans une base de données filtrée, les valeurs de propriété filtrées correspondent automatiquement à la valeur du filtre. Par exemple, dans une vue filtrée sur Responsable, le responsable remplira automatiquement les critères du filtre.

NB : pour les propriétés Personne, vous pouvez choisir la valeur “Moi” pour le filtre. Chaque personne aura alors une vue différente de la base de données car le filtre est dynamique. Chacun n’aura en affichage que les entrées qui le concernent lui.

Les regroupements de données :

Dans les vues listes et table, on peut grouper les données selon une propriété. Par exemple, trier les tâches par projet. Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres de votre base de données (3 petits points à côté du bouton bleu Nouvelle page). Sous les options Trier et Filtrer, vous avez Grouper. Vous pouvez choisir la propriété selon laquelle les groupes doivent être formés.

Les tris appliqués aux données :

Toutes les vues offrent également la possibilité de trier l’ordre d’affichage des données. Pour chaque propriété, vous pouvez décider d’ordonner les lignes de façon croissante ou décroissante.

A noter que vous pouvez cumuler les tris.

Il nous reste encore un élément important des bases de données à vous présenter…

Utiliser les templates ou modèles dans Notion :

Les templates permettent d’automatiser très simplement certains paramétrages.

Vous créez un modèle que vous pourrez appliquer aux futures entrées de la base de données qui seront créées. Le modèle peut être ou non appliqué par défaut. Vous pouvez créer plusieurs modèles pour chaque base de données. Pour créer un modèle, il vous faut cliquer sur le menu déroulant du bouton bleu “Nouvelle page”. Ensuite, lorsque vous ouvrirez la page d’une nouvelle entrée, votre modèle apparaît en grisé, il n’y a qu’à cliquer dessus pour l’appliquer.

Vous pouvez définir certaines propriétés par défaut dans le modèle. Ainsi, quand une nouvelle entrée sera créée avec le template, les propriétés seront définies automatiquement.

Les filtres apposés sur les bases de données insérées dans le modèle peuvent être paramétrés par défaut. Par exemple, si on insère une vue de la base Tâche dans le modèle “Nouveau projet”, on peut paramétrer un filtre automatique sur le modèle lui même. Ainsi, chaque nouveau projet comportera une vue de la base Tâches, avec uniquement les tâches liées à ce nouveau projet.

Vous pouvez ainsi par exemple créer des espaces de travail client auto paramétrés avec la structure pour les projets, les tâches, les documents… déjà créé. Fini de le faire à la main à chaque fois, tout est uniforme ! Toute votre organisation de gestion de projets peut ainsi être modélisée.

Conclusion :

Cette masterclass est très dense et vous aurez sûrement découvert beaucoup de pratiques, d’astuces et d’utilisations possibles pour les bases de données. N’hésitez pas à sauvegarder cet article pour y revenir si besoin. N’hésitez pas non plus à partager cet article à d’autres que cela pourrait aider. 😉

On vous recommande aussi la lecture de notre article sur les erreurs fréquentes dans Notion si vous voulez partir sur de bonnes bases !

Nous accompagnons au quotidien des entreprises qui veulent optimiser l’utilisation de Notion. Nous avons poussé l’usage des bases de données très loin. Si vous voulez qu’on vous accompagne à votre tour, consultez dès maintenant le site internet de Zetoolbox !

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