Pourquoi et comment on a déménagé nos bureaux dans le Metavers

Depuis janvier 2022, l’équipe de Zetoolbox opère officiellement depuis des bureaux virtuels sur l’application Gather.town. Nous avons décidé d’investir le Metaverse pour organiser le quotidien de notre entreprise. Voici pourquoi 👇🏻

En décembre 2021, après 6 mois de bureaux physique chez Wework on s’est rendu compte qu’on avait un taux de remplissage moyen du bureau de 30 % et qu’on avait tous été là en même temps… moins de dix fois. Après un calcul, c’est près de 10 000 euros que l’on aurait pu consacrer à autre chose. Il a donc bien fallu se rendre à l’évidence : nos employés préfèrent le remote ... Et voilà comment on a atterri dans le metaverse.

Vous avez peut-être l’impression que les bureaux virtuels sont un sujet de niche mais comme internet en 98, nous sommes persuadés que ça va beaucoup se populariser dans les prochaines années. Il nous paraît donc essentiel pour votre entreprise d’en apprendre un peu plus.

Zetoolbox : Une entreprise en Remote

En 2018, quand on crée Zetoolbox, un associé habite à Paris, l’autre à Bruxelles. À l’époque, il n’est pas question de déménager et on décide de lancer cette aventure en mode REMOTE.

Autant vous dire qu’en 2018, le “remote” n’a pas encore acquis la célébrité que lui conférera la COVID quelques années plus tard. C’est encore un concept très tech et une approche plébiscitée surtout par quelques boîtes de la SiIlicon Valley qui ont :

  1. Du mal à recruter des talents à prix abordables dans la baie de San Francisco où les salaires des développeurs explosent au même rythme que le montant des levées de fonds.
  2. Besoin de recruter sur différents continents pour constituer des équipes sur tous les fuseaux horaires afin de proposer un support H24 à leurs communautés d’utilisateurs globales.

Une fois n’est pas coutume — par la force des choses — nous voilà précurseurs du remote en Europe ...

Avance Rapide jusqu’en février 2021. Zetoolbox accueille Iris, notre première employée, qui réside dans les alentours de Bruxelles. Intuitivement, on imagine que le mieux pour faire monter notre nouvelle recrue en compétence, c’est de passer du temps ensemble. Pour de vrai, pas juste en visioconférence.

Depuis toujours, les bureaux de Zetoolbox sont situés chez moi. La table de mon salon est couverte de moniteurs et je gribouille au feutre Velleda sur la vitre qui sépare mon salon du bureau pendant les réunions.

On réfléchit à la situation. Hors de question qu’elle vienne travailler chez moi. Il nous faut des bureaux. On décide de prendre des bureaux chez Wework. Co-working, facile d’accès, tout compris dans un forfait assez onéreux, mais largement réduit du fait de la Covid. C’est la bonne affaire.

L’onboarding se passe bien, les bureaux nous plaisent et au fur et à mesure que la boîte grandit, on a de plus en plus de collaborateurs à Bruxelles. Arrivés à 5, on décide donc en juin de prendre des bureaux plus grands chez Wework.

L’idée, c’était de pouvoir se voir, travailler ensemble. Bref, des bureaux quoi. Pour autant, une partie de la boîte étant en full remote, on n’oblige personne à venir au bureau.

En décembre, il a fallu que l'on se rende à l’évidence .... En six mois, on avait eu un taux de remplissage moyen du bureau de 30 % et l'on avait tous été là en même temps… moins de dix fois.

Autrement dit : notre équipe aime le remote.

Nous avons donc quitté nos bureaux physiques pour revenir en full remote.

Pourquoi aller dans le Metavers ?

De l’expérience à l’adoption

Qu’on se le dise, avoir des bureaux virtuels en 2022 est LOIN d’être la norme. À part Zetoolbox, les seules autres boîtes de notre écosystème qui explorent le sujet sont Lemlist, Maria, Edusign, Contournement. D’ailleurs, l’univers graphique ainsi que l’ambiance ressemblent plus à jeux vidéo qu’à un open-space de Start-Up.

Nos bureaux début janvier 2022

C’est Stan, un de nos collaborateurs, qui a proposé d’utiliser Gather. C’est un outil en ligne qui permet de créer des espaces virtuels — des Metavers — et puis d’y inviter des personnes pour interagir dans ces espaces virtuels avec eux. On notera que ces espaces sont entièrement personnalisables et on peut créer des pièces, les décorer ou ajouter des objets. C’est un comme si l'on jouait aux Sims pour ceux qui ont la référence. (Si vous voulez mieux comprendre Gather, Stan a fait une vidéo).

Pour nous, créer des bureaux virtuels dans un Metavers, c’est d’abord une expérience pour fédérer nos équipes en remote. Développer sa culture d’entreprise nécessite des interactions fortes et régulières pour impacter les collaborateurs. En remote, on a besoin de plus que de simples visioconférences.

Notre premier bureau était composé d’une grande pièce avec des bureaux et une grande salle de réunion. On était très excité de lancer ce projet et voir toutes nos équipes s’approprier cet espace.

Nos bureaux en février 2022

Malgré notre enthousiasme, l’adoption des équipes a été faible au départ. On était à moins de 30 % de remplissage quotidien. On avait l’impression d’être dans une boucle. peut-être que nos employés n’aiment vraiment pas la notion de bureau. On a donc décidé d’échanger à ce sujet pour cerner les deux principaux freins de l’adoption d’un bureau virtuel :

  • L’habitude : En remote, on avait l’habitude d’utiliser Slack, de se connecter à des Google Meet et d’utiliser des méthodes asynchrones pour discuter. On avait même instauré des créneaux réservés aux messages Slack, aux emails, etc… Il était donc difficile pour les collaborateurs de se connecter à un espace en ligne et d’avoir le réflexe d’y rester toute la journée.
  • L’asynchrone : En travaillant avec des équipes en remote, on tend souvent vers des communications asynchrones - tout l’inverse de Gather qui permet de venir discuter en temps réel avec les avatars de vos collègues.

Pour remédier à ces problèmes, on a dû établir une stratégie de conduite du changement. Les principes qu’on a mis en place pour augmenter l’usage sont assez simples :

  • Se connecter chaque jour à Gather (Pendant les horaires de travail)
  • Ne pas se déconnecter de l’espace durant nos réunions externes
  • Utiliser au maximum les différents espaces de notre bureau pour représenter son activité (Cantine pour les repas, bureau pour le travail, coin détente pour les pauses)

Avec cette méthodologie et ces quelques petites règles, il a fallu 2-3 semaines pour que tout le monde adopte finalement Gather.

C’est en sondant nos équipes au sujet de la mise en place de notre bureau en ligne que l’on s’est rendu compte des bienfaits.

L’intérêt du Metavers en entreprise

Les chiffres suivants se fondent sur un questionnaire que l’on a partagé à nos équipes pour avoir un retour sur l’usage et l’apport du bureau virtuel.

Voici quelques statistiques :

  • 83 % des employés se sentent plus proches de leurs collègues
  • 100 % des employés trouvent que le bureau virtuel facilite les échanges
  • 17 % des employés considèrent que l’espace virtuel à un impact négatif sur leur productivité.
  • Ils passent en moyenne 4 heures par jour
  • Ils se connectent en moyenne 4 jours par semaine

Au-delà de ces chiffres, notre bureau virtuel a de nombreuses vertus :

  • L’espace favorise énormément les discussions informelles, ce qui rapproche nos collaborateurs
  • On crée des pièces et en supprime au fur et à mesure que le besoin se fait sentir.
  • On est en mesure d’organiser les bureaux de nos rêves (gratuitement)
  • On n’a plus à se perdre avec des liens de réunions, tout se passe dans le Gather
  • On peut facilement échanger ensemble

Le futur sera-t-il bureaux virtuels ?

Le virtuel - même s’il prend de plus en plus de place - ne remplace pas les interactions humaines. Alors, on peut se dire que pour le moment ce genre d’expériences viennent surtout compléter un bureau physique et des échanges IRL.

Pour autant, c’est une question que l’on se pose beaucoup en interne. Par ailleurs, on souhaite découvrir même si ce genre d’espace en ligne ne deviendrait pas potentiellement une prestation ou un produit que l'on serait capable de proposer à nos clients !

Affaire à suivre… ;)

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