Pourquoi toutes les entreprises devraient avoir un compte Airtable ?

Airtable est un outil de création et de gestion de bases de données et toutes les entreprises devraient l'utiliser. Voici pourquoi...

Pour que vous puissiez travailler correctement au sein d'une organisation et apporter un maximum de valeur, il est important que votre travail soit efficace. Autrement dit, qu'il ne soit pas dérangé par des actions ou des processus qui vous empêchent de produire de la valeur.

Finalement, c'est bien la raison pour laquelle les grands patrons ont des secrétaires et des assistant.e.s à leurs côtés : pour se concentrer sur l'essentiel.

Et si tous vos collaborateurs pouvaient avoir un assistant ? Et si cet assistant, c'était Airtable ?

Manque de temps, tâches répétitives et charge mentale

Si la lecture de ces trois problèmes vous a fait l'effet de trois coups de poignard en plein cœur, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Ce sont les trois problèmes que nous rencontrons le plus souvent lorsque nous arrivons dans une PME pour faire un audit.

Dans beaucoup d'entreprises, les processus opérationnels impliquent des actions répétitives qui sont effectuées par les équipes à la main. Ces actions sont de plusieurs types :

  • Saisie d'information (souvent double, voire triple saisie)
  • Rédaction de documents standard (proposition commerciale, devis, facture, ...)
  • Envoi d'email ou notification (suivi ou demande)
  • Création ou déplacement de fichier

Bien sûr, ces actions sont importantes pour l'entreprise, elles garantissent son bon fonctionnement et il faut les accomplir. Mais pour autant, l'erreur est humaine et à force de répéter les mêmes tâches, on peut être sûr que les équipes vont finir par se tromper, entrainant des pertes de temps, de la charge mentale et une perte d'efficacité.

Sans compter que ce genre de tâches ne sont ni agréables, ni très enrichissantes pour les personnes qui les accomplissent. Dans une ère où les collaborateurs recherchent de plus en plus de sens au travail, on comprend que ces tâches... fassent tâche sur la fiche de poste.

Alors, qu'est-ce qu'on fait ? On automatise.

La solution : le moteur d'automatisation

Un moteur d'automatisation, c'est un système qui vous permet de :

  1. Rassembler vos données au même endroit
  2. Connecter et lier ces données entre elles
  3. Créer facilement des scénarios d'automatisation
  4. Déplacer vos données entre vos différents outils

L'idée, c'est de prévoir les tâches répétitives, de les standardiser et de les automatiser pour faire gagner du temps aux personnes qui accomplissaient ces actions. Notez que si on peut se décharger de certaines tâches, on peut aussi automatiser d'autres tâches qu'on n'avait pas le temps d'accomplir avant mais qui peuvent aussi apporter de la valeur à l'entreprise.

De façon pragmatique, voici quelques exemples de choses que vous pourrez faire automatiquement avec un moteur d'automatisation :

  • Ranger automatiquement un contrat signé dans le dossier adéquat
  • Créer une présentation commerciale personnalisée avec les informations du prospect
  • Envoyer chaque semaine la liste des prospects à recontacter aux commerciaux
  • Prévenir tous les collaborateurs (sauf l'intéressé bien évidemment) lorsqu’un des membres de l'équipe fête son anniversaire
  • Rembourser un collaborateur une fois qu'une note de frais a été approuvée
  • Prendre rendez-vous chaque mois avec les équipes pour prendre des nouvelles de chaque collaborateur
  • Envoyer le contrat de travail avec les informations préremplies à signer lorsqu’un candidat accepte votre offre
  • Vider le filtre de la machine à café. Ah non, ça pas encore...

Étape 1 : Rassemblez les données au même endroit

Ce que vous voulez faire, c'est créer une base de données qui rassemble les informations que vous gérez au quotidien. Dans Airtable, on crée des tables, des lignes et des colonnes.

Comme dans l'exemple ci dessous :

  • Chaque table représente une classe de données (ex : vos employés, vos factures, vos clients, vos projets...)
  • Chaque ligne représente une donnée
  • Chaque colonne représente une propriété de vos données (chiffre, email, choix multiple, date, personne...)
Table Clients Airtable
Exemple de table "Clients" : chaque ligne est un client, chaque colonne représente une donnée de ces clients.

Étape 2 : connectez et liez vos données entre-elles

La magie des bases de données, c'est que vous pouvez connecter vos tables entre elles pour créer des liens entre vos données. Vous allez pouvoir lier un projet à un client, à une facture ou à une liste de tâches.

Vous pouvez aussi "récupérer" les données liées avec des propriétés qu'on appelle des "lookups" et des "rollups".

Dans l'exemple ci dessous, ma table des entreprises clientes est enrichie par la table "factures" pour me donner toutes les factures relatives à un client ainsi que le total des prestations commandées par le client et le montant des factures restant dues.

Une fois que toutes vos données sont connectées, vous n'avez plus qu'à automatiser vos processus.

Exemple : la table "Projets" est connectée à la table "Clients", on y retrouve chaque projet client, avec ses propriétés spécifiques ainsi que les montants facturés qui se retrouveront dans la table "Factures".

Étape 3 : Créez des scénarios d'automatisation

Automatiser un processus, c'est assez simple en fin de compte. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une suite d'actions standardisées à répéter sous le format : "chaque fois qu'il se passe X, je fais Y". Les éléments constitutifs de votre automatisation sont donc :

  • Le déclencheur, qui va démarrer l'action (ex : tous les lundis à 9:00, chaque fois qu'une facture est payée, chaque fois qu'un nouveau projet démarre...)
  • Les actions qui vont suivre (ex : souhaiter bonne semaine à tous les membres de l'équipe, notifier le comptable par email, envoyer la liste des tâches à faire au chef de projet...)

Si vous ne savez pas comment automatiser vos processus ou quels processus automatiser, vous pouvez lire cet article détaillé sur le sujet ou faire appel à des spécialistes pour vous accompagner.

Automatisation Airtable
Exemple : ici nous créons une automatisation qui nous permet de recevoir tous les lundis matin, un email indiquant les factures en retard de paiement pour la semaine précédente.
Airtable email automatique
Voici l'exemple de l'email envoyé automatiquement par Airtable.

Étape 4 : déplacez vos données entre vos différents outils

Avec les automatisations internes d'Airtable, vous pouvez déjà simplifier une partie importante de vos opérations quotidiennes. Forts de ce succès, vous risquez d'avoir envie d'aller plus loin en automatisant plus de processus, des processus qui impliquent d'autres outils - votre CRM, votre site internet, votre outil comptable, ...

À cette étape, on arrive sur des problématiques un peu plus techniques et vous avez deux solutions :

  1. Utiliser des outils d'automatisation comme Zapier ou Integromat pour créer des scénarios d'automatisation en NoCode et connecter les outils les plus connus.
  2. Coder vos automatisations dans Airtable (oui, on peut coder directement dans Airtable) pour connecter n'importe quel outil disposant d'une API ou d'une interface externe, même le plus récalcitrant des outils métiers.

À ce niveau-là, il ne vous reste plus grand-chose à faire à la main qui n'apporte pas de valeur dans le quotidien de vos équipes.

Airtable integrations

Airtable, Notion ou TimeTonic pour construire son moteur d'automatisation ?

Je tiens à vous prévenir avant de rentrer dans cette partie, je vais aborder quelques détails techniques. C'est important de bien comprendre ce qui sépare différentes solutions et d'aller au fond des choses lorsqu'on fait une comparaison.

Airtable

Pour construire votre moteur d'automatisation, Airtable est une solution de référence. Voilà les principales qualités que je lui trouve :

  • Stable : c'est l'outil leader sur son marché avec une équipe de stars à la conception et il sont soutenus par d'importantes levées de fonds
  • Puissant : depuis qu'on peut coder directement dans la plateforme, il n'y a plus de limites
  • Ergonomique : le design et l'expérience utilisateurs sont plus propres que les concurrents
  • Ouvert : l'API est à l'état de l'art et on peut facilement se connecter à d'autres outils

Mais Airtable a aussi des défauts :

  • Capacité : on ne peut gérer que 50000 lignes par base, ce qui est vite contraignant
  • Pas d'apps métier : il faut passer par des solutions NoCode comme Stacker ou Softr (ou LowCode type Sync Inc) pour construire des applications basées sur les données d'Airtable
  • Texte : Airtable est très efficace pour travailler des données mais moins lorsqu'il s'agit de travailler du texte
  • Pas de mode hors ligne
  • Les données sont hébergées aux USA, ce qui pose problème à certaines entreprises.
  • Le module natif d'analytics pour faire des tableaux de bord est limité

Avec ça, on pourrait être tenté de choisir un autre outil ouvert pour créer son moteur d'automatisation. Les premiers outils auxquels je pense sont Notion et TimeTonic.

Notion

Pour avoir une bonne idée de ce qu'on peut faire en terme de moteur d'automatisation sur Notion, je vous conseille de jeter un oeil au Work OS, un template ultra complet qui reprend les principes expliqués dans cet article pour organiser tout le quotidien d'une PME.

Comparé à Airtable, Notion a l'avantage de fonctionner comme un wiki avec les points forts associés :

  • Meilleure gestion du texte et des notes (et de très loin)
  • Stockage des données en arbre (à la wikipedia)
  • Possibilité d'afficher ses bases de données à de multiples endroits

Par contre, il a aussi ses défauts :

  • C'est facile de casser la structure quand on ne connaît pas bien l'outil
  • La courbe d'apprentissage est assez longue
  • Les automatisations n'en sont qu'au début (même si ça risque de changer bientôt)

Notion est l'outil parfait pour créer un espace de travail collaboratif partagé mais peut être pas le meilleur pour créer un moteur d'automatisation en tant que tel. Il y a donc une belle complémentarité entre les deux outils et c'est d'ailleurs la stack que nous avons en interne chez Zetoolbox.

TimeTonic

Le match entre TimeTonic et Airtable est beaucoup plus serré. TimeTonic se définit comme le concurrent français d'Airtable et a beaucoup de points positifs à faire valoir :

  • Les données sont hébergées en France
  • La plateforme dispose d'un mode hors ligne (idéal pour les secteurs industriels par exemple)
  • La visualisation des données natives est plus avancée et permet de créer des tableaux de bords dignes de ce nom
  • On peut créer des apps pour les métiers directement depuis TimeTonic sans passer par un outil tiers

En contrepartie, TimeTonic a deux défauts :

  • Ce n'est pas Airtable : Airtable est vraiment un outil unique en terme d'ergonomie et aucun autre outil de bases de données n'est aussi agréable à utiliser
  • Les automatisations internes : TimeTonic est connectable à Zapier et Integromat (et Web hook) mais ne dispose pas d'un moteur d'automatisation interne

Voilà, vous avez tous les éléments pour choisir le meilleur outil en fonction de vos enjeux et de votre métier afin de construire votre moteur d'automatisation.

Si le doute subsistait ou si vous avez besoin d'un accompagnement personnalisé pour passer à la réalisation de votre projet, l'équipe Zetoolbox est là pour vous servir !

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