8 outils pour favoriser le télétravail

Le présentéisme en France a atteint des sommets. Pourtant 80% des français ne désirent qu'une chose : le télétravail.

Nous sommes en 2019 et 8 français sur 10 demandent plus de souplesses dans les heures de travail selon une enquête menée par OpinionWay pour l’éditeur de logiciels Horoquartz. C’est dur de transformer nos habitudes et notre culture du présentéisme mais l’impossible n’est pas français.

Voilà 8 outils qui peuvent nous encourager à déménager le travail du bureau à la maison ou n’importe où ailleurs :


Partage de documents

WeTransfer (gratuit)


We transfer est un outil en ligne qui vous permet de transférer gratuitement par mail des fichiers d’une taille allant jusqu’à 2Go. Autant dire que si vous bossez dans une entreprise traditionnelle, ça devrait être suffisant pour les fichiers du quotidien. WeTransfer a connu un succès fou au début des années 2000 et ça se comprend ! Parce qu’à l’époque, les mails ne supportaient pas les fichiers d’une taille supérieure à 25Mo et que les grandes entreprises qui hébergent leurs emails réduisent la taille des pièces jointes pour d’encore plus petits formats.

Aujourd’hui, il existe une presque infinité de solutions pour partager des fichiers volumineux (TransferNow, Milanote, Slack, Notion, …) mais WeTransfer reste une référence.

Dropbox


Dropbox est la référence du partage de documents en ligne ! Ils se sont fait connaître en offrant plus de stockage à leurs utilisateurs si ceux-ci parrainaient leurs amis en créant un nouveau compte.

Au niveau du fonctionnement, c’est on ne peut plus simple. Dropbox agit comme un dossier normal sur le bureau de votre ordinateur, à la différence près que ce dossier est stocké en ligne et qu’il est donc partageable avec d’autres personnes et d’autres appareils (votre mobile par exemple). Avec Dropbox, fini les versions différentes du même document : on partage tout et on y accède partout.


Visio-conférence et partage d’écran

Google Hangouts (gratuit)


Google Hangouts est tellement simple à utiliser que ça en est presque trop facile ! En quelques clics, vous pouvez appeler gratuitement une à plusieurs personnes, envoyer des messages, appeler en vidéo et partager votre écran. Sans compter que Hangouts peut se connecter avec de nombreuses applications pour faciliter la prise de rendez-vous.

Vous pouvez utiliser Hangouts avec votre compte Google directement depuis votre smartphone Android ou votre navigateur internet. Il y a même une extension Chrome pour être toujours plus performant.

Appear.in


Appear.in n’est pas le plus complet des logiciels de visio-conférence mais c’est sans doute le plus facile à utiliser pour tout le monde. Créez un compte en 2 clics, obtenez le lien de votre conversation, transmettez le à votre interlocuteur et hop ! Vous êtes en communication :)

Appear.in offre toutes les fonctionnalités standards qu’on attend de ce genre de logiciel : discussion texte, vidéo ou juste la voix, partage de documents, envoi de liens et de fichiers. Bref, le genre d’outil à connaître.


Suivi des tâches et gestion de projets

Trello (gratuit)


Trello n’est plus à présenter. C’est le logiciel de gestion de projet gratuit qui a popularisé le mode « Kanban », c’est à dire le fait de glisser des cartes d’une colonne à l’autre en fonction du stade d’avancement d’une tâche. En version gratuite, il n’y a pas mieux que Trello.

En plus d’être taillé pour le travail d’équipe, Trello peut se connecter avec d’autres outils pour automatiser des tâches récurrentes. Par exemple, envoyer un mail à votre manager dès qu’une tâche importante est terminée.


Monday


Difficile de choisir un logiciel de gestion de projet à proposer tant le marché est saturé de solutions toutes plus extraordinaires les unes que les autres. Si je vous conseille Monday, c’est pour 2 raisons. La première, parce qu’il très ergonomique et intuitif. Il n’y a rien de complexe dans Monday et vous aurez fait le tour en 30 minutes de webinaire avec leur équipe de support. La deuxième, qui est sûrement une conséquence de la première, c’est qu’ils ont vraiment beaucoup de clients et d’avis positifs à travers le monde.

Quelques alternatives quand même : Notion (mon préféré), Smartsheet (le plus automatisable), Asana (le meilleur ennemi de Monday), Google Sheets (sait-on jamais), Basecamp (99$/mois peu importe le nombre d’utilisateurs), et encore plus sur https://www.zetoolbox.fr/sous-categorie/gestion-de-projet.

Tracking de temps


Dernière catégorie dont je ne comptais pas parler mais pour laquelle mon équipe m’a rappelé que c’était quand même très utile, les trackers de temps.

Ces applications vont vous permettre de calculer facilement combien de temps vous passez sur chaque tâche même quand vous n’êtes pas au bureau. Idéal pour rassurer votre manager ou vous rassurer vous même par rapport à vos employés.

Chez Zetoolbox, on est en remote Total. Ca veut dire que même si on a un bureau fixe qui est ouvert tous les jours, chacun travaille d’où il veut. Pour autant, on utilise pas de tracker de temps dans l’équipe. Sauf Arthur, notre content manager, qui fait aussi du freelance et qui fait son reporting client avec Toggl.

Si vous cherchez une alternative, il y a aussi Harvest qui est la référence dans les applications de time tracking.


Merci d’avoir lu cet article ! Je suis Jeremy Foucray et avec mon équipe, nous construisons Zetoolbox pour aider les entreprises à s’équiper des meilleurs outils numériques pour accomplir plus de choses en moins de temps.

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