4 conseils pour choisir votre prochain logiciel

Pour développer votre entreprise en 2019, une partie de vos efforts se concentrera peut être sur l'adoption de nouveaux outils numériques. Pourtant, avec l'énorme quantité de solutions disponibles sur le marché, choisir celles qui conviennent le mieux à votre équipe peut vite devenir une tâche étourdissante. Après avoir discuté avec des dizaines d'entreprises, voilà 4 conseils que nous pouvons vous donner pour choisir le logiciel qui vous convient.

Avant propos : Il y a un tel niveau de compétition aujourd'hui entre les différents logiciels concurrents que la qualité des services proposés n'est plus vraiment un élément différenciant. Prenons la gestion de projet par exemple. Asana, Monday, Trello, Wrike, Basecamp ou Smartsheet (que vous retrouverez ici) sont autant d'outils de gestion de projet très connus dont la qualité de service est tout à fait remarquable. Aucun de ces outils ne vous fera défaut si vous le choisissez. De plus, la plupart ont des fonctionnalités semblables et c'est pour ça que c'est aussi difficile de choisir aujourd'hui.

1. Comprendre les besoins de votre équipe


Chez Zetoolbox, c'est la première étape que nous conseillons à toutes les équipes que nous avons accompagnées. Demandez à votre équipe si elle aime les outils en place maintenant et essayez de comprendre quelles sont les limites. Commencez par là avant de chercher des solutions sur Google. Beaucoup d'implémentations d'outils ratées le sont par manque d'implications des équipes dans les premières phases du projet.

Pensez aussi à diversifier les types d'outils à leur disposition. Un seul outil convient rarement à tous, et si vous choisissez un logiciel tout-en-un dès le début, vous rencontrerez des problèmes avec votre équipe à coup sûr. Evitez les ERP et les CRM qui exigent le recours à un consultant spécialisé si vous êtes une petite équipe.

Au fond, chacun à sa propre manière de travailler et votre équipe utilisera toujours les outils de différentes façons. Votre objectif, c'est de réussir à trouver des outils qui répondent aux besoins opérationnels de votre équipe tout en respectant vos besoins de gestion.

C'est pour votre équipe que vous adoptez de nouveaux outils, ne l'oubliez pas. Si vous choisissez des outils qu'ils n'ont pas envie d'utiliser ou qu'ils n'aiment vraiment pas, vous perdrez du temps et de l'argent à coup sûr.

Si vous êtes sur le point de vous lancer mais que vous ne savez pas par où commencer, on peut s'appeler. Parfois, 15 minutes au téléphone peuvent débloquer la situation juste comme il faut. 😊

2. Etre réaliste sur votre budget

Au cours de cette année, j'ai rencontré des dizaines de chefs d'entreprise et vous n'imaginez pas les disparités d'opinion qu'il y a sur la gestion du budget relatif aux outils numériques. Entre les patrons geeks, acheteurs compulsifs de logiciels compliqués et hors de prix et les patrons radins pour qui Office est encore trop cher, il y a de belles histoires à raconter.

Le plus important, c'est de réussir à déterminer le budget réel d'un logiciel, pas juste son coût mensuel. D'un coté, il faut compter le temps et le coût de formation, le coût de consultants pour l'implémentation si nécessaire, les pertes de temps dues aux frictions et à la résistance au changement. De l'autre, le temps que va vous faire économiser l'outil sur le long terme et les opportunités qu'il peut générer.

Le rapport entre les coûts, les bénéfices et le temps dans l'adoption de nouveaux outils

Faites ça à la louche pour commencer puis plus précisément avec votre sélection d'outils finale.

Ce qui est bien avec cette méthode, c'est qu'elle permet de mettre les choses en perspective. Souvent, le coût mensuel du logiciel est très relatif par rapport aux coût du changement et aux bénéfices à terme.

On en revient à la même conclusion que dans le point 1 : c'est votre équipe qui pèsera le plus dans la balance pour établir votre budget.

3. Faire des essais avec l'équipe

Par manque de temps, on omet souvent de tester les outils avant de les mettre en place. Pourtant, tester les outils en amont réduit les risques liés à l'implémentation et permet d'identifier les tactiques à mettre en place pour les faire adopter plus facilement par l'équipe en aval.

Les étapes dans l'ordre pour rester cohérent dans votre démarche

Adopter un nouvel outil sans le tester au préalable, c'est comme acheter des vêtements sans les essayer.

C'est aussi important de faire des essais pour ménager la résistance au changement que chacun développe avec le temps. Il n'y a rien de pire pour des équipes qui ont l'habitude de travailler d'une certaine façon, que de recevoir un mémo un lundi matin expliquant : "Maintenant nous allons tous utiliser Asana pour la gestion de projet" ou "Je ne lirai plus les messages qui ne sont pas sur Slack".

Vous l'aurez compris, vous avez tout intérêt à ce que l'équipe puisse prendre part à votre projet d'implémentation de nouveaux logiciels. Plus vous impliquez les membres de votre équipe et plus vous aurez de chance de réussir l'implémentation rapidement.

4. Automatiser les tâches répétitives

Les outils numériques ne sont pas là pour remplacer l'interaction en êtres humains. Bien au contraire, il devraient être utilisés pour minimiser les tâches répétitives qui encombrent l'emploi du temps de vos équipes et optimiser leur capacité à engager de manière significative entre eux et avec vos clients.

Il faut voir les outils comme un moyen de faire des choses que vous ne pouviez pas faire avant. Par exemple, vous pouvez analyser toutes les données issues de vos outils pour créer des tableaux de bord et visualiser des données complexes en direct, sans rien avoir à faire.

Chez Zetoolbox, nous utilisons des outils comme Zapier et Databox qui nous permettent de transmettre des informations d'une application à l'autre et de construire des tableaux de bord.

Mais rappelez-vous que peu importe le nombre de tableaux de bord et de graphiques que vous pouvez mettre en place, rien ne remplace la créativité et l'empathie d'un être humain.

Profitez des super pouvoirs que vous donnent les outils pour développer les soft skills, la collaboration et l'impact des humains dans votre entreprise. Sur le long terme, c'est ce qui vous fera gagner.

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