Mise en place outils collaboratifs PME

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Outils collaboratifs : nos solutions pour PME

Le travail collaboratif consiste à favoriser la synergie au sein d’une entreprise en valorisant les compétences de chaque collaborateur. Pour mettre en place un tel projet, il convient d’utiliser des outils adaptés aux besoins de l’entreprise et de chaque ressource humaine. Quels sont les outils collaboratifs à privilégier ? Voici notre sélection.

Miro

Miro est une application facilitant la collaboration virtuelle entre les chefs de projet, les développeurs, les concepteurs ainsi que les spécialistes du marketing. Elle se présente sous forme de tableau banc permettant aux collaborateurs de gérer différents types de projets à distance. Elle favorise l’organisation des flux de travail et la gestion des tâches. Cette application propose plusieurs outils utiles pour créer des notes ou des tableaux, entre autres un journal d’activité, un stylo et quelques formes d’autocollants. Les utilisateurs peuvent également y importer les dossiers numériques nécessaires. Miro peut notamment prendre en charge divers formats d’images, de vidéos et de documents. Par ailleurs, cette plateforme favorise l’interaction entre les membres d’une équipe de projet. Elle propose plusieurs outils de communication virtuelle comme le chat, la visioconférence et les commentaires.

Pour se connecter à Miro, il suffit de créer un compte à partir d’une adresse électronique. Des options de partage permettent d’inviter les collaborateurs à accéder au tableau virtuel. Chaque utilisateur peut ensuite se servir de la bibliothèque préconçue sur la plateforme. Il est également possible de créer son propre template en fonction de ses besoins personnels. Les espaces de travail de Miro sont organisés de manière à faciliter son utilisation. Les outils d'annotations et présentations, qui sont souvent utiles pour la réalisation d’un projet par exemple, sont tous accessibles depuis la barre de menu. Même si le board chargé paraît compliqué à première vue, sa manipulation se maîtrise rapidement.

Microsoft Teams

Teams est un réseau social d’entreprise développé par Microsoft. Il permet les échanges en temps réel entre les collaborateurs grâce à la messagerie instantanée. Plusieurs options de mise en forme sont disponibles. Pratique, il est possible d’y mentionner des membres spécifiques de l’équipe pour attirer leur attention sur un point. Microsoft Teams permet également de passer des appels vidéo et audio gratuits. Par ailleurs, cette plateforme favorise un vrai travail collaboratif entre les membres d’une équipe de projet. Elle intègre notamment les logiciels Office, notamment Word, Excel et PowerPoint. Elle propose également le bloc-notes numérique OneNote. En outre, le pack SharePoint permet d’y transférer et d’enregistrer des documents.

Il est possible d’accéder à Microsoft Teams depuis un ordinateur ou une application mobile. Cette solution permet de se tenir au courant des évènements qui se produisent au sein de l’équipe grâce à des notifications. Ces dernières évitent de manquer des réunions, des conférences, des conversations instantanées... Il est possible de les configurer et de ne pas les recevoir à un certain moment de la journée. Il faut noter que Teams est une propriété de Microsoft 365. Ainsi, il est nécessaire de disposer de la licence correspondante pour pouvoir l’utiliser.

Front

Front peut intégrer divers outils collaboratifs tels que Slack, Trello, HipChat. Afin de contextualiser les messages, elle propose également d’autres outils, à l’instar de Pipedrive, Aircall, Hubspot, Intercom et Dropbox. Front est une application principalement destinée aux équipes commerciales et supports client, car facilitant leur travail grâce à une technologie innovante. Elle convient également à toutes les équipes qui gèrent une quantité importante de messages au sein d’une entreprise. Elle peut fonctionner via une application en ligne ou native. Elle peut notamment être lancée sur un navigateur web ou sur un système Windows, MAC, iOS, Android. Son installation nécessite l’intervention d’un spécialiste en informatique.

Quels sont les avantages d’utiliser Front ?

  • Outil de discussion simplifié ;
  • Plateforme ergonomique ;
  • Plusieurs fonctionnalités intéressantes (chat , contacts partagés, gestionnaire de mail, historique de communication, détection de collision…).

Notion

Notion constitue un outil de gestion de tâches et d’optimisation de la communication interne. Ce logiciel permet en effet de transmettre une information donnée à tous les collaborateurs. Il propose une interface unique sur laquelle il est possible de prendre des notes, de stocker des données, de mener des projets, de gérer les contacts et de participer à des discussions instantanées. L’espace de travail étant intuitif, chaque membre de l’équipe peut facilement utiliser tous les outils proposés. Il peut également importer tous les fichiers nécessaires pour la réalisation des projets par de simples clics. Notion peut notamment prendre en charge des fichiers textes, vidéos et audios, ainsi que des codes. Cette plateforme est compatible avec les systèmes d’exploitation Windows et Mac. Elle existe également en version application mobile sur Android et iOS.

Notion propose des solutions sur-mesure pour répondre aux besoins de l’entreprise. Elle offre notamment 4 plans :

  • Personal : Dans cette catégorie, la taille des fichiers à télécharger se limite à 5 Mo et le nombre de collaborateurs connectés à 5 personnes. En revanche, il est possible de créer un nombre infini de contenus.
  • Personal Pro : Contrairement à la précédente, il n’y a aucune restriction de taille de fichier, ni de membres. Il est également possible de bénéficier d’une assistance prioritaire.
  • Team : Conçu pour les équipes, il propose toutes les options dans PersonalPro et un espace de travail collaboratif.
  • Enterprise : Les fonctionnalités sont spécialement adaptées aux besoins de l’entreprise.


Solutions parfaitement en accord avec le développement de la technologie, les outils collaboratifs proposent de nombreuses fonctionnalités permettant d’optimiser la synergie au sein d’une équipe de projet. Ils favorisent aussi la communication et le partage. Si vous souhaitez en mettre en place un dans votre PME, n’hésitez pas à faire appel aux compétences de Zetoolbox.