Par où commencer quand on a trop de boulot ?

Vous aussi, vous fixez vos priorités en fonction du temps et travaillez dans une urgence constante ? On est tous pareil, ne vous inquiétez pas ! On se concentre toujours en premier sur ce qui peut être rayé le plus rapidement de notre to-do list. Ca nous fait nous sentir, l’espace d’un instant, plus en contrôle face à nos horaires chargés. C’est à ce moment-là qu’un cercle vicieux commence : Lorsque nous ne faisons pas ce qui est réellement important , on se sent stressé, dépassé et démotivé. Voici quelques pistes qui vont vous aider à mieux travailler et de façon plus sereine.

Sur quel type de tâche devez-vous d'abord vous concentrer ?

Généralement, on préfère souvent les tâches urgentes aux tâches importantes parce qu’on confond les deux termes :

Une tâche urgente doit être traitée immédiatement, elle se fait souvent dans l’empressement et de manière réactive, avec une vision court-termiste.

Une tâche importante se fait de manière plus réfléchie et nous aide à accomplir nos objectifs à long terme.

Ces deux termes ne sont pas pour autant antinomiques, une tâche importante peut également être urgente. Pourtant, on estime que lorsqu'une tâche n'est pas urgente, c'est qu'elle n'est pas importante et par conséquent on travaille constamment de manière réactive et nos objectifs à long terme sont mis de côté alors qu’ils devraient être l’une de nos plus grandes priorités.

Un bon outil qui peut vous aider à prioriser et à savoir par où commencer est la matrice d’Eisenhower. C’est un outil inventé par le 34ème président des Etats-Unis, célèbre pour sa productivité lors de ses deux mandats consécutifs. Il organisait ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

Matrice-Eisenhower-Productivité-Priorités

Quand réaliser des tâches importantes mais non urgentes ?

Une étude a été menée au sein de Maritz, une société américaine de services de marketing et de recherche sur l'expérience client. Ils ont demandé à un groupe test de bloquer chaque jour 2h de leur programme pour effectuer des tâches importantes mais non urgentes et ce, pendant 6 semaines. Les résultats se sont montrés positifs :

  • 14% des employés se sentaient plus efficaces avec leur temps
  • 9% étaient moins accablés par la charge de travail
  • 84% ont recommandé que la méthode soit utilisée dans l'ensemble de l'organisation
Calendrier-tâches

PERSONNE ne sait faire deux choses en même temps  

Nous sommes navrés de vous l’annoncer mais réaliser plusieurs tâches décisives " en même temps " est neurologiquement impossible. Bien que vous ayez l'impression d'y arriver, vous abaissez en réalité votre performance globale de 20 à 50%, rallongez le temps de réalisation de 30% à 200%, démultipliez le nombre d'erreurs et enfin, provoquez un épuisement mental intense et durable.

Faire une tâche du début à la fin est une condition sinéquanone pour effectuer l’ensemble de vos tâches, même les moins importantes.

Multitasking

Comment faire une bonne to-do list ?

Une fois que vous avez votre matrice d’Eisenhower sous les yeux et que vous décidez enfin d’arrêter de faire du multitâche, vous pouvez rédiger votre liste de tâches.

Attention, les gens croient à tort qu'il s'agit simplement de noter tout ce que vous avez à faire dans une longue liste et de les cocher un par un mais pour être réellement productif, quelques règles à respecter vous seront utiles :

1. Choisissez un bon outil

Il existe une vaste gamme d’outils de listes de tâches. Chez Zetoolbox, on utilise et on conseille Wunderlistet ou Todoist.

2. Décomposez

Des objectifs tels que "écrire un rapport" sont beaucoup trop vagues et intimidants, au point qu’on ne sait pas par où commencer. Une façon de réduire le facteur peur et de rendre les objectifs plus faciles à atteindre est de diviser les projets en tâches plus petites. Au lieu de "écrire un rapport", essayez quelque chose de plus spécifique, comme "écrire l’introduction" le lundi et "écrire la conclusion" le mardi.

3. Soyez précis

Toutes les tâches à faire devraient avoir ces qualités en commun : elles peuvent être terminées en une seule séance et ce sont des tâches que seul vous pouvez accomplir. Pour chaque tâche de la liste, incluez autant d'information que possible pour qu'il n'y ait littéralement aucune excuse pour ne pas faire le travail. Par exemple, si la tâche consiste à appeler quelqu'un, inscrivez son numéro de téléphone sur la liste pour ne pas perdre de temps à le chercher plus tard.

Votre liste de tâche est la suivante :

  • Compléter votre matrice d’Eisenhower
  • Sélectionner des périodes pendant la semaine pour vous concentrer uniquement sur vos tâches importantes mais pas urgentes
  • Jeter un œil à Wunderlist et Todoist
  • Rédiger votre to-do list de la journée et/ou de la semaine
A vous de jouer !
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