Quelles alternatives à Excel pour limiter les impayés des PME ?

Ingénieur de formation, Alexandre Louisy a rejoint eFounders en 2017 pour lancer Upflow, solution SaaS qui vise à optimiser la gestion des factures impayées. Interview avec cet expert fintech qui veut bousculer le rythme des transactions dans le B2B.

Peux-tu nous décrire Upflow en quelques mots ?

Nous avons créé Upflow il y a deux ans suite à un constat simple : les entreprises ont beaucoup de mal à se faire payer à temps.

Toute organisation qui veut durer et poursuivre son expansion sur le long terme doit se doter des moyens qui lui permettent de savoir qui ne paie pas et pourquoi. Dans un deuxième temps, après avoir pris connaissance de la situation, les dirigeants doivent organiser la relance des factures et la relance systématique des impayés.

Nous optimisons les moyens de paiement pour réduire le terme du cycle de recouvrement. On systématise, automatise et simplifie le processus de recouvrement avec un objectif unique :  améliorer la trésorerie de l'entreprise.

Pourquoi y a-t-il tant de retard de paiement ?

C'est une bonne question parce que la réponse qu'on y apporte est souvent fausse. Nous avons tendance à pointer du doigt les mauvais payeurs ou les grands groupes qui martyrisent les petites entreprises mais nos données ont révélé que la grande majorité des retards des impayés est due à des problèmes techniques.

Nous avons la confirmation aujourd'hui : 70% des retards sont dus à des problèmes techniques dans l'émission et le recouvrement des factures.

Ce sont des factures qui manquent de mentions, qui n'arrivent pas au bon endroit, qui sont mal libellées, où il manque un numéro de bon de commande, etc. Résultat : les entreprises font face à des retards de paiement standards qui vont de 30 à 60 jours.

Donc, à tes yeux, il y a autant de mauvaises factures que de mauvais payeurs ?

C'est une bonne synthèse. On ne dit pas qu'il n'y a pas de mauvais payeurs - il y en a et il faut les identifier. Un mauvais payeur n'est pas quelqu'un avec qui on a envie de travailler. Cependant, un client qui ne veut pas payer exige une attention particulière. Il faut parfois se remettre en question et analyser les données : le service est-il mal réalisé ? Le client traite-t-il mal ses fournisseurs en général ? Dans ce dernier cas, il vaut parfois mieux mettre un terme à la collaboration.

En revanche, il y a aussi des prestataires qui émettent systématiquement de mauvaises factures. Dans certains cas, ils ne vont même pas émettre de facture du tout ou attendre très longtemps avant de le faire. Évidemment, cela se fait au détriment de l'image de l'entreprise qui facture.

La solution est donc de bien gérer et de bien organiser ses cycles de facturation. Quelles sont les autres concepts qui doivent être maîtrisés afin de récupérer rapidement son argent quand on parle d'impayés ?

On ne peut pas s'améliorer si on ne se fixe pas d'objectifs. C'est le message que nous essayons de faire passer chez Upflow. Pour améliorer les encaissements, l'un des points les plus importants est d'avoir des indicateurs de performance clairs et de les suivre en temps réel. Ce sont ces indicateurs qui permettent de suivre l'encours du poste clients. On ne peut pas se permettre d'attendre la clôture comptable tous les trois mois pour avoir ces chiffres. Il faut pouvoir y accéder tous les jours pour savoir qui doit de l'argent à la société et quels sont les montants.

Ensuite, pour aller plus loin dans l'analyse des encaissements, nous fournissons deux indicateurs importants à observer : le Days Sales Outsourcing (DSO), soit le temps que prend l'entreprise pour récupérer son argent et le taux d'irrécouvrable.

Si on veut vraiment aller plus loin et analyser en profondeur les autres aspects d'encaissements, il y a deux éléments à observer, deux indicateurs importants que nous fournissons. Il s'agit des Days Sales Outsourcing (DSO), soit le temps que prend l'entreprise pour récupérer son argent et le pourcentage de créances irrécouvrables.

Le DSO, c'est le temps moyen que met une société pour récupérer son argent, exprimé en nombre de jours. Théoriquement, si vous facturez à 30 jours, vous devez pouvoir être en mesure de toucher votre argent après 30 jours. Mais en réalité, le temps d'attente moyen est bien supérieur en raison des retards de paiement.

Le taux d'irrécouvrable, c'est la moyenne des factures qui ne seront jamais payées. Pour les startups qui réalisent d'importantes levées de fonds, c'est une métrique qui est parfois délaissée mais pour les entreprises qui font de petites marges ou facturent des montants importants, les impayés peuvent rapidement mettre la société en danger.

On a tendance à penser que les retards de paiement sont plus dangereux pour les PME que pour les autres. Est-ce que c'est une idée reçue ou est-ce vraiment le cas ?

Peu importe la taille, c'est le cas avec des sociétés qui connaissent des flux extrêmement tendus de trésorerie avec des petites marges. Quand les marges sont faibles, entre 5 et 10 %, des situations de factures impayées peuvent mettre tout l'équilibre financier de la société en danger, indistinctement à la taille de la société. Une société qui a des marges très élevées sera probablement plus à l'abri sur cet aspect.

Dès que les marges sont faibles, entre 5 et 10 %, vous allez vous retrouver dans des situations ou si une facture est impayée, ça va mettre tout l'équilibre financier de la société en danger.

Peux-tu nous donner ton avis sur les outils qui sortent en ce moment ainsi que sur les meilleurs acteurs du marché ?

On voit éclore beaucoup de solutions similaires à ce que nous faisons. Dans tous les cas, nous observons un véritable intérêt pour le développement de solutions de trésorerie. C'est une très bonne chose pour nous mais aussi pour notre clientèle.

Aujourd'hui, le manque cruel de culture digitale chez les PME retarde l'optimisation des processus.  Plus on sera nombreux dans la prospection du marché, mieux on pourra conscientiser les PME et aider à faire avancer l'écosystème de manière générale.

On passe notre temps à le répéter à tous nos utilisateurs et nos prospects : si vous voulez améliorer le processus de traitement de vos impayés, il vous faut une solution de facturation robuste avec laquelle vous pourrez grandir dans le temps.

Chez Upflow, dès le départ nous avons fait le choix de ne pas proposer trop de fonctionnalités différentes. Il y a déjà beaucoup d'acteurs dans le domaine. Récemment nous avons fait tout un webinaire avec Quickbooks pour présenter cet acteur important de notre écosystème.

Sur le marché, il y a de tout : des solutions de facturation adhoc, des progiciels de gestion intégrée, des ERP qui font aussi de la facturation,... Tout cela est extrêmement compliqué pour tout nouvel entrant et nous ne pouvons pas couvrir tous les besoins.

Chaque entreprise a ses propres besoins. En fonction du secteur, les besoins de paiement et de facturation ne sont pas les mêmes. Il faut aussi veiller à construire une bonne stack et à intégrer entre eux les différents outils pour automatiser les processus récurrents.

Il faut se rendre à l'évidence. Aujourd'hui, le manque cruel de solutions digitales chez les PME retarde l'optimisation des processus.

Jusqu'à présent, notre concurrent numéro un, c'est Excel. Trop souvent, les entreprises pensent gérer leurs bases de factures impayées en faisant des exports Excel quand ils ont le temps. Au début, une fois par semaine, puis une fois par mois et puis plus jamais. Finalement, on se rend compte qu'on n'a pas pris le temps de récupérer notre argent. C'est souvent le moment délicat où l'on passe en revue tous les comptes en douleur et où l'on se rend compte que cela fait trois mois que nous n'avons pas relancé. Si vous êtes dans cette situation, c'est très souvent parce que vous utilisez Excel.

Il y a beaucoup de solutions comme Excel qui continuent à être utilisées malgré leurs faiblesses. Un des problèmes que l'on rencontre systématiquement, c'est le manque de connaissance des solutions disponibles sur le marché. Comment fait-on quand on est une PME pour savoir quel type de solution adopter et comment connecter ces différentes solutions entre elles ?

Une partie de la réponse se trouve dans la question. Le frein majeur à la digitalisation des PME est le manque d'interconnectivité entre les outils qu'elles utilisent notamment concernant les outils financiers. Je me réjouis de voir des acteurs comme Pennylane entrer sur le marché et avancer aussi rapidement auprès des PME.

Quand on analyse le marché américain**, nous remarquons que 80% des PME  utilisent des solutions connectées comme l'outil Quickbooks,** lui-même connecté à d'autres outils. C'est une solution simple à mettre en oeuvre, qui est utilisée par tous types de business et fonctionne aussi bien pour le CFO que l'expert comptable. En Europe, il y a encore beaucoup trop de solutions fermées qui n'ont pas beaucoup évoluées et qui n'ont surtout pas vraiment de vocation à évoluer.

L'interconnectivité entre solutions comptables et autres solutions business doit être un critère déterminant dans le choix de vos outils. Un autre aspect, que nous valorisons chez Upflow, est la capacité à être un outil business et non pas uniquement un outil financier. On voit encore trop souvent des solutions qui ont été construites par des comptables pour des comptables.

Nous avons tous besoin d'indicateurs clairs et simples pour que les commerciaux, plus spécifiquement, puissent voir ce que les clients doivent à l'entreprise. Il est souvent impossible de le faire parce qu'il faut naviguer dans des outils qui ne sont pas ergonomiques et accessibles facilement.

Un autre point d'attention à prendre en compte est la notion de personnalisation, l'outil doit être adapté à votre activité. Pour un business de SaaS ou les paiements par abonnement sont récurrents, on ne peut pas avoir la même solution que dans un cabinet de conseil qui va émettre quelques très grosses factures par mois.

Nous recommandons d'utiliser un outil disponible sur le marché et de ne surtout pas essayer de coder soi-même son outil de facturation. On se dit souvent que c'est une bonne idée au début mais on sous-estime la complexité de la facturation. La meilleure chose à faire est de se faire accompagner pour choisir le bon outil qui soit orienté business et qui soit connecté à d'autres outils.

L'interconnectivité de la solution avec d'autres est un critère déterminant dans le choix de vos outils.

Quel est l'impact moyen de Upflow sur le chiffre d'affaires de vos clients ?

Nous constatons en moyenne une baisse du délai de paiement de 20% sur une période de trois mois. C'est un chiffre qui peut varier en fonction de la situation de départ de la société. Parfois nous arrivons dans une société où il n'y a aucun suivi des impayés. Dans ce cas là, Upflow aura un impact très fort. Dans des entreprises où il a une personne à temps plein qui s'occupe toute la journée de suivre les comptes clients sur de grands tableaux Excel ; l'impact financier sera peut être moins important mais il y aura plus d'impact sur le temps gagné par les équipes et une meilleure visibilité sur le long terme.

Upflow permet d'améliorer la crédibilité que doit avoir un fournisseur auprès de ses clients. Lorsque l'on relance un client trois mois après l'échéance d'une facture, on peut passer pour des amateurs, et cela nuit à l'image du fournisseur. Nous sommes là pour améliorer l'état de la trésorerie, bien sûr, mais également pour améliorer la partie relationnelle avec vos clients. C'est une mission clé car le relationnel détermine les chances que le client commande une nouvelle prestation ou refasse appel à vous à l'avenir.

On constate en moyenne une baisse du délai de paiement moyen, du DSO, de 20% en environ trois mois.

Quelles sont les fonctionnalités que vous avez développées pour aiguiller et développer cette relation autour de la facture ?

Un des retours qui revenait souvent chez nos premiers clients était : "Vous êtes en train de créer le CRM de la facturation". La relation commerciale ne se limite plus à un contrat ou à une opportunité mais comprend aussi la phase de la facturation jusqu'à l'encaissement. Pour répondre à la question, ce que l'on a créé avec Upflow, c'est une solution qui permet d'offrir une vision claire sur combien d'argent est dû, qui sont les clients qui n'ont pas payé et sur les autres indicateurs qui permettent de maintenir l'entreprise en bonne santé financière.

Upflow n'est pas uniquement un outil financier mais aussi un outil de support pour que les commerciaux puissent avoir un aperçu du paiement des clients. Lorsque l'on est une entreprise dans le secteur B2B, ce n'est pas uniquement l'automatisation qui permet de résoudre les problèmes de relation client. Il faut décrocher son téléphone, comprendre les problèmes et mettre les bonnes personnes autour de la table. C'est ça qui fait la différence.

La relation commerciale ne se limite plus à un contrat ou à une opportunité mais comprend aussi la facturation.

Upflow est un projet qui est né chez eFounders. Au début de l'année, vous êtes allés aux Etats-Unis chez Y Combinator, qui est considéré comme un des meilleurs accélérateurs pour startups au monde. Qu'est-ce que ça change et qu'est-ce que ça va changer pour vous à l'avenir ?

Effectivement, c'est une histoire assez intense entre eFounders et Y Combinator. Nous avons postulé à Y Combinator quand nous avons remarqué que les stacks techniques de nos utilisateurs et de nos prospects étaient beaucoup plus avancées aux Etats-Unis qu'en Europe. En Europe, les stacks financières sont fragmentées et composées d'outils qui ne sont pas ouverts. Y Combinator était donc une bonne porte d'entrée pour nous permettre d'attaquer le marché Américain.

Cela ne veut pas dire que nous arrêtons nos services en Europe. Il y a beaucoup de choses à faire en Europe mais je pense que nous aurons une croissance beaucoup plus rapide aux Etats-Unis qu'en France. Nous attendons avec impatience que les PME européennes soient plus digitalisées.

Le troisième point qui nous a motivé, c'est le réseau absolument exceptionnel que l'on pouvait rencontrer. Passer trois mois à San Francisco, c'est quand même une bonne claque pour un entrepreneur européen. Tout va beaucoup plus vite. Ce réseau, que nous avons créé avec les entrepreneurs et les partners du Y Combinator, est une opportunité incroyable qui peut changer durablement la destinée de Upflow.

En parlant de destinée, quelles sont les prochaines étapes de votre Roadmap ?

Notre vision aujourd'hui est de développer des solutions intuitives et fonctionnelles pour sécuriser le cycle de recouvrement. Nous voulons changer la manière dont les entreprises font des transactions les unes avec les autres, dans une logique globale. Aux États-Unis par exemple, 60% des transactions B2B sont encore faites par chèque. En B2C, que ce soit aux Etats-Unis ou en France, on peut se faire payer en quelques instants avec son téléphone, échanger de l'argent entre particuliers, gérer des comptes communs,... Et pour payer en B2B, on va faire un chèque, le mettre dans une enveloppe, l'envoyer par la poste, et il va mettre trois jours pour arriver et ensuite encore quelques jours pour être décaissé. Cela n'a aucun sens en 2020.

Cette révolution qui a eu lieu dans le B2C, nous souhaitons faire en sorte qu'elle ait lieu dans le monde B2B. On veut faire partie des acteurs qui la réaliseront pour faire en sorte que les entreprises échangent et se fassent payer plus simplement. Il faut faire bouger les lignes et digitaliser les aspects qui peuvent l'être. On en est aux balbutiements. Notre vision long terme dépasse de loin la première brique qu'est le produit aujourd'hui sur notre plateforme.

Profil : Fondée fin 2018 par Alexandre Louisy et Barnaby Malet, Upflow offre une solution SaaS afin d’optimiser la gestion des factures impayées, de l'envoi à l'encaissement. Upflow s'intègre en quelques clics avec les solutions de facturation et de comptabilité comme QuickBooks, Xero, Pennylane, Stripe Billing, Chargebee et permet à l'ensemble des équipes financières et commerciales de collaborer autour des problématiques d'encaissements et d'améliorer la trésorerie des entreprises. Afin de simplifier les paiements, Upflow dispose aussi d'un agrément bancaire et s'associe à des acteurs de premier rang comme Stripe, dont elle est partenaire officiel.