Les outils numériques pour passer à l’ère du digital

La transformation digitale des entreprises passe par un changement d’organisation, ainsi que par l’adoption de solutions numériques. C’est d’ailleurs la définition même de la digitalisation : utiliser les technologies web et informatiques dans le but d’être plus performant.

Mais face à la multiplication des outils, il n’est pas toujours évident de faire un choix avisé. Certains outils se révèlent être presque indispensables pour tous les types d’entreprises, tandis que d’autres conviendront davantage à un secteur ou à une stratégie spécifique.

On fait donc le point sur les outils existants, sur leurs fonctionnalités et sur la manière dont ils permettent de mener à bien votre transition digitale.

Qu’appelle-t-on les outils numériques ?

Les outils numériques peuvent regrouper plusieurs catégories de produits et services, qui ont comme point commun d’utiliser des technologies de l’information et de la communication. Cela vous semble encore abstrait ? Voici donc les différents types d’outils numériques que l’on utilise généralement en entreprise :

  • les outils numériques, comprenant notamment les logiciels Saas, qui sont des solutions hébergées sur le Cloud et que l’on utilise en tant que services (ex : Sage pour la comptabilité ou Slack pour les échanges entre collaborateurs) ;
  • les outils No Code et Low Code, qui sont des plateformes de développement rendant accessible la création d’outils internes, de sites Internet ou d’applications personnalisés, sans compétences avancées en développement et programmation (ex : WordPress, Airtable, Bubble, Adalo, etc.) 
  • les outils d’automatisation, dont la vocation n’est pas de créer, mais de connecter des outils et des applications entre eux, afin de mettre en place un système automatisé, qui va permettre de gagner du temps et de se consacrer à des tâches de plus haute importance. Ces outils fonctionnent via les API (Application Programming Interface).

Les outils numériques en entreprise peuvent donc être utilisés pour répondre à des problématiques variées, au sein de tous les services. De la formation à la gestion de projet, en passant par la communication en ligne, les différents types d’outils numériques deviennent alors indispensables pour gagner en efficacité et rester dans l’air du temps, voire pour anticiper des besoins futurs.


Quelles solutions digitales utiliser pour faciliter la collaboration en entreprise ?

Les outils collaboratifs sont de plus en plus sollicités en entreprise. Ils ont l’avantage de faciliter les échanges entre les collaborateurs d’une même équipe, entre les différents services, ou avec les partenaires et clients. Ils sont donc aussi bien utilisés par les grandes entreprises que par les PME, les TPE ou les freelances exerçant seuls leur activité.

Ces outils permettent de communiquer à distance et de centraliser les informations, faisant ainsi gagner du temps. Voici quelques-unes des fonctionnalités de ces différents outils numériques dédiés à la communication :

  • messageries instantanées, comme Microsoft Teams, Slack ou Hangouts, évitant les échanges de mails chronophages ;
  • espaces de travail et de gestion de projet collaboratifs, incluant par exemple des plannings, un gestionnaire de tâches, un suivi de l’avancée du projet, etc., comme le font Asana, Monday ou encore Notion ;
  • outils de visioconférence, dont les plus connus sont Skype, Zoom ou encore Whereby, particulièrement utiles pour les collaborateurs en télétravail, ou pour échanger à distance avec des clients et fournisseurs ;
  • outils vidéos pour la communication asynchrone (autrement dit, pas en temps réel), permettant d’enregistrer et de partager très simplement des vidéos (avec caméra et partage d’écran), comme le propose Loom ;
  • applications de gestion de réunion, pour préparer les rencontres et éditer facilement des comptes-rendus, mais aussi partager des documents et des notes, de sorte à rendre l’information toujours accessible aux collaborateurs concernés (ex. : Notion) ;
  • solutions de partage de fichiers, tels que Google Drive et Dropbox, donnant instantanément accès aux personnes autorisées à des images, des vidéos, des brochures, des briefs, etc.

Grâce à ces nombreux outils numériques, les entreprises peuvent ainsi s’inscrire dans un processus de digitalisation en remplaçant les traditionnelles réunions par des rencontres via écrans interposés, les appels téléphoniques par des messages instantanés, les transferts via clé USB par des envois de fichiers rapides, etc. 

Quelles applications choisir pour être plus productif dans les tâches quotidiennes ?

Au sein d’une entreprise, il n’y a pas que les échanges qui peuvent être digitalisés ! Toutes les tâches du quotidien peuvent aussi bénéficier des nouvelles technologies, afin que les salariés gagnent du temps et mettent en place une organisation plus efficace. 

Cela peut passer par des outils d’automatisation, qui servent à connecter les outils dans le but d’automatiser certaines actions. Comment cela fonctionne-t-il ? Grâce aux API, les applications peuvent être reliées entre elles, permettant aux données de circuler, tout en donnant la possibilité à l’utilisateur de déterminer des actions qui se déclencheront de manière automatique. Résultat : un gain de temps considérable et la possibilité de se délester de tâches redondantes et souvent à faible valeur ajoutée, pour se consacrer à des missions plus importantes.
Parmi les outils de ce genre, on inclut notamment Intergromat, mais aussi Zapier, cet outil formidable permettant de connecter des milliers d’applications différentes sans avoir besoin de coder.

Les outils numériques de partage de fichier, comme Google Drive ou Dropbox, participent eux aussi à l’amélioration de la productivité. Plus besoin de demander à tel ou tel collaborateur d’envoyer un fichier et d’attendre qu’il soit disponible pour vous le fournir : en quelques clics, vous accédez à l’élément dont vous avez besoin et vous partagez vos propres documents en instantané.

Pour les collaborateurs qui ont généralement un emploi du temps bien rempli, les outils numériques sous la forme d’agendas et de calendriers, se révèlent également très pertinents. Ils permettent de centraliser tous les rendez-vous, d’ajouter des notes, de partager des invitations à des réunions, et bien plus encore. Avec un seul outil, un simple coup d’œil permet d’avoir une vision à plusieurs jours, voire plusieurs semaines, du planning à venir. 

Une meilleure productivité peut aussi passer par l’utilisation d’outils de gestion du temps. Ils vous aideront à déterminer combien de temps vous avez passé sur une tâche en particulier, ou à définir une durée maximale pour réaliser telle ou telle tâche. Pour les agences, ce type d’outil peut aussi servir à transformer le nombre d’heures consacrées à une mission pour automatiser la facturation. Une belle manière d’effectuer plus rapidement des tâches qui ne sont pas directement créatrices de valeur !

Vous trouvez que cette multiplicité d’outils risque de nuire à la productivité, plutôt que de la booster ? Il vous faut donc savoir qu’il existe aussi des solutions de centralisation des outils et des données, pour rassembler à un seul et même endroit tout ce dont vous avez besoin, sans perdre de temps. 

Comment former les salariés à l’aide des solutions numériques ?

La formation est aujourd’hui centrale pour mettre à jour vos connaissances et espérer grimper les échelons. Si certaines formations ne peuvent être réalisées autrement qu’en présentiel avec une forte composante pratique, d’autres peuvent parfaitement être adaptées en version numérique. Il serait donc dommage de passer à côté des sites web et plateformes qui vous proposent d’acquérir des compétences directement depuis votre bureau ou votre domicile. Cela est d’autant plus vrai qu’il ne s’agit pas uniquement de regarder des vidéos en ligne pour se former, mais qu’il est dans certains cas possibles de bénéficier d’un réel accompagnement pour mettre en place un projet de montée en compétences ou de reconversion.

Les indépendants, comme les salariés, peuvent ainsi passer par des plateformes telles que LiveMentor, OpenClassrooms ou encore Udemy, pour trouver des réponses à leurs questions, apprendre de nouvelles compétences et même accéder à des formations certifiantes, qu’il sera alors possible de faire apparaître sur un CV. 

De nombreuses thématiques sont désormais disponibles, rendant l’e-learning accessible à des corps de métiers variés, allant du graphisme au droit en passant par la programmation, le marketing, l’analyse de données, etc.

Comment développer le marketing digital avec les outils numériques ?

La révolution numérique n’a pas lieu uniquement au cœur de l’entreprise : elle doit aussi passer par un usage des nouvelles technologies pour communiquer, attirer des clients et analyser des données. Mais il n’est pas toujours facile de se lancer dans une campagne de marketing digital performante, quand on ne possède pas les outils adéquats. Fort heureusement, il est possible de bénéficier de l’aide de solutions spécialement pensées pour ce type d’action en ligne. 

On pense par exemple aux outils de gestion des réseaux sociaux, comme Buffer, Hootsuite et Later. Ces derniers nécessitent une présence quasi constante et la publication de contenus au bon moment. L’utilisation d’outils de programmation de posts, de veille concurrentielle, de modération de contenus et de gestion globale des pages, est donc presque indispensable.

Les réseaux sociaux ne doivent pas faire oublier l’importance du site web de l’entreprise. C’est pourquoi il est pertinent d’utiliser des outils qui permettent de réaliser rapidement des prototypes et d’effectuer des tests de sites et applications. C’est là que les outils No Code apportent toute leur valeur, en permettant de créer des sites web complets sans coder : plus besoin d’un développeur pour que les designers et les maketeurs laissent s’exprimer leur créativité ! Des outils comme Webflow, Squarespace ou SwipePages (pour les landing pages) font ainsi partie des outils numériques incontournables.
Cela sans oublier les solutions digitales qui accompagnent les entreprises dans la création d’une expérience utilisateur optimale, qui permettent de générer des profils de prospects, ou qui analysent le comportement des consommateurs en ligne. Pour aller plus loin, vous pouvez également compter sur des outils en ligne qui donnent la possibilité de créer des enquêtes et des sondages en quelques minutes. Avec des outils comme Typeform ou Involve.me par exemple, il devient ainsi possible de diffuser des questionnaires auprès d’une cible d’audience et d’utiliser ensuite les données collectées pour adapter votre stratégie marketing.

Quels outils digitaux choisir pour améliorer la relation client ?

En plus des réseaux sociaux, vous avez de nombreux moyens de rester connecté avec votre clientèle. Cela est primordial pour que les clients pensent toujours à vous, malgré les nombreuses sollicitations des autres marques et pour leur offrir une entière satisfaction.
Des outils numériques comme ceux qui permettent de créer, d’envoyer et de suivre les résultats de newsletters, se révèlent par exemple bien utiles. On pense par exemple à MailChimp, MailerLite ou encore Sendinblue.
Pour poursuivre la relation client, des plateformes et logiciels de chat, de support client, de gestion de retours produits, etc. sont également proposés (exemples : Intercom et Crisp). Grâce à eux, vous pouvez faire preuve de réactivité et créer ainsi une relation personnalisée

Pour bien choisir les outils numériques qui répondront le mieux à vos différents besoins (faciliter la collaboration, suivre l’avancée des tâches quotidiennes, développer le marketing digital, améliorer la relation client…), prenez contact avec les experts de Zetoolbox qui seront à même de vous conseiller au mieux. Et si vous souhaitez également savoir comment bien utiliser ces différents outils numériques, Zetoolbox se charge aussi de former vos équipes et de les accompagner, afin de garantir la réussite de votre transformation digitale !