"Grâce à Zetoolbox, nous développons des solutions 10x plus vite qu'avec notre prestataire informatique précédent. Leur équipe est soucieuse du travail bien fait, c'est appréciable et apprécié." Marc Rocanière - Chief Digital Officer chez Astorg
Le défi : Passer d'un système de gestion chronophage à un processus 100% automatisé
Pour réaliser 4 à 5 opérations de rachat d'entreprise par an, Astorg doit assurer la signature de plus d'une dizaine de documents juridiques chaque semaine avec les entreprises investiguées. Un processus de travail qui peut rapidement devenir lourd et chronophage.
Pour pallier à cela, Astorg avait fait appel à une agence de développement web et développé un logiciel sur-mesure avec de nombreuses fonctionnalités pour couvrir tous leurs besoins. Malheureusement, cet outil est rapidement devenu une usine à gaz : logiciel trop lourd, expérience utilisateur médiocre, difficulté à maintenir dans le temps, connexion insuffisante avec les autres outils utilisés ...
Cette solution développée from scratch n'a pas fait l'unanimité en interne et les utilisateurs ont progressivement déserté le logiciel déployé. Astorg a alors décidé de faire appel à Zetoolbox pour déployer une solution plus simple avec l'utilisation exclusive d'outils nocode. Une approche radicalement différente, basé sur un audit avancé de l'entreprise pour mieux comprendre ses besoins et les attentes de ses collaborateurs.
L'objectif : Construire un système optimal pour gérer l'envoi et la signature des documents juridiques
- Collecter simplement les besoins en matière de documents juridiques
- Suivre efficacement le traitement des documents juridiques
- Collaborer sur la création et la modification des documents juridiques
- Concevoir un processus de validation entre différentes parties prenantes, avec des règles et rôles définis
- Envoyer automatiquement des documents aux parties internes et externes pour collecter leur signature électronique
Voici comment Zetoolbox a automatisé les processus d'Astorg uniquement avec des outils nocode
Pour construire ce système optimisé, 6 outils no-code ont été retenus par l'équipe Zetoolbox : Airtable, Stacker, Jotform, Trello, Zapier et Docusign. Tout d'abord, nous avons centralisé l'ensemble des données et documents avec la base Airtable. Nous avons connecté cette base de données avec l'outil de formulaire Jotform pour collecter toutes les demandes de documents émises par les collaborateurs.
Notre équipe s'est ensuite chargée de développer un portail en ligne avec Stacker pour simplifier l'accès, la saisie et le suivi de ces informations. Nous avons également configuré un espace Trello très simple d'utilisation pour faciliter la collaboration d'Astorg avec une équipe juridique externalisée.
Pour la signature des documents, nous avons opté pour la solution Docusign qui permet d'envoyer et de signer n'importe quel document en ligne. Enfin, nous avons connecté ces différents outils entre eux à l'aide de Zapier afin d'automatiser tous les processus de l'entreprise.
Les résultats / bénéfices de notre solution
Une gestion automatisée des documents. Pour Astorg, l'automatisation complète du processus de gestion des documents, depuis la demande par l'utilisateur jusqu'à la récolte de la signature électronique, représente plus d'une dizaine d'heures économisée chaque mois.
Un suivi plus fluide des demandes. Le portail interne a permis de rendre l'information accessible plus rapidement et le suivi des nouvelles demandes se fait désormais en temps réel. Les équipes Deal peuvent désormais se concentrer sur ce qui est essentiel à la croissance de leur portefeuille.
Une collaboration facilitée entre les membres. L'implémentation d'outils collaboratifs permet de faciliter les échanges entre les équipes et de réduire le nombre d'emails à traiter au quotidien. Les notifications automatiques assurent une meilleure diffusion de l'information.
