Zapier

Qu'est-ce que Zapier ?

Zapier est un outil d'automatisation, incontournable dans son domaine. Cette plateforme vous permet de connecter entre elles des milliers d'applications que vous utilisez quotidiennement, sans avoir besoin de code.

Une automatisation dans Zapier est une instruction du type "If this then that" : "Quand ceci se produit, fais cela".

Pour donner cette instruction, vous devez définir un évènement déclencheur dans une application et l'action qui en découle dans une autre. Par exemple : "lorsqu'un prospect complète le formulaire sur le site web, enregistre les réponses dans Google Sheets."

Qu'est ce que l'automatisation ?

L'automatisation consiste à exécuter une tâche ou une série d'opérations en supprimant ou réduisant l'intervention humaine.

De nos jours, vous rencontrez des automatisations partout. Un exemple quotidien est la notification qui s'affiche sur votre smartphone lorsque vous recevez un SMS ou message sur Messenger, WhatsApp ou Instagram.

Que peut-on automatiser avec Zapier ?

Les automatisations qui vous feront gagner le plus en valeur sont celles qui concernent :

• Les tâches répétitives.
• Exemple : vous vous rendez tous les jours sur les comptes bancaires de votre entreprise pour vérifier l'état des paiements.
• Les tâches redondantes.
• Exemple : vous avez un appel avec un nouveau client, vous écrivez un mail contenant ses informations à votre secrétaire, qui entre ses informations dans un CRM pour l'équipe commerciale et dans Google Sheets pour la comptabilité.
• Les tâches non stimulantes.
• Exemple : copier-coller les liens des profils LinkedIn visités dans votre base de données de prospection.

Comment fonctionne Zapier ?

Lorsque vous avez un compte sur Zapier, vous avez accès à des milliers de "Zaps" (un Zap est une automatisation dans le langage Zapier).

L'une des forces de Zapier est qu'aujourd'hui, la plateforme intègre plus de 3000 applications. Des automatisations préconfigurées existent donc pour des applications comme :

• Les suites Google et Microsoft Office
• Les réseaux sociaux : Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.
• Les CRM populaires : Salesforce, Zoho CRM, Pipedrive, etc.

Quand vous désirez automatiser une tâche avec Zapier, il vous faut déterminer le déclencheur (le "trigger" dans le langage Zapier)et l'action qui en découle, puis donner l'accès à Zapier aux deux applications concernées.

Imaginons que vous soyez responsable marketing d'une petite entreprise et que tous les matins, vous parcourez Twitter pour rester informé de ce qu'il se passe dans votre secteur. Un Zap intéressant pour vous serait le suivant :

"Lorsqu'un utilisateur (votre concurrent) poste un tweet, ajouter une ligne dans Google Sheets."

Pour mettre le Zap en action, connectez votre compte Twitter et Google Sheets à Zapier. Testez le trigger, personnalisez l'action et le tour est joué.

Pour qui est fait Zapier ?

Zapier est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui voudraient automatiser certaines tâches manuelles et chronophages, mais qui n'ont pas les ressources pour développer leur propre système en interne. En identifiant correctement les tâches à automatiser avec Zapier, vous gagnez en temps, mais également en qualité de travail.

Quelles automatisations ?

Voici quelques exemples très simples d'automatisations que vous pouvez réaliser avec Zapier.

L'ajout de contacts à une liste pour l'envoi d'une newsletter par le service marketing.

Trigger : sur le site web de l'entreprise créé avec Webflow (éditeur de sites web), une personne s'inscrit à la newsletter.

Actions :

1. Envoi d'un mail de bienvenue automatique.
2. Ajout du contact à MailerLite (logiciel en ligne d'envoi d'emails marketing)
3. Alerte envoyée sur le canal Slack dédié si le service marketing désire être tenu au courant des nouvelles inscriptions.

La mise à jour des données d'un CRM lors de la prospection par le service commercial.

Trigger : sur le site Webflow, le nouveau prospect rempli le formulaire de contact créé avec Typeform.

Actions :

1. Création d'un nouveau contact dans le CRM ActiveCampaign.
2. Alerte sur le canal Slack des commerciaux.

L'archivage des CV envoyés par les candidats à un nouveau poste par le service des ressources humaines.

Trigger : lorsqu'un candidat envoi un email avec une pièce jointe.

Actions :

1. Filtrage : ne continuer que si le sujet du mail est "candidature à ..."
2. Téléchargement de la pièce jointe dans le bon dossier Google Drive.

Quel est le prix de Zapier ?

Lors de votre inscription, Zapier offre une période d'essai de 14 jours idéale pour tester les fonctionnalités premium. Une fois cette période terminée, vous avez le choix entre un plan gratuit et 4 plans payants. Le choix est grand et dépend surtout de vos besoins.

Les différents plans se distinguent entre eux notamment par le nombre total de tâches par mois, le temps de rafraichissement, le nombre de Zaps, le nombre d'utilisateurs, le nombre d'étapes par Zap et par les différentes fonctions premium.

Le plan gratuit, par exemple, est limité à 100 tâches par mois et à 5 Zaps avec une seule étape par Zap.

Les tarifs des plans payants oscillent entre $29,99 /mois pour le plan Starter, avec 750 tâches par mois, et $5400/mois pour le plan Company, avec 2.000.000 tâches par mois.

Zapier offre également une remise de 20% pour les prépaiements annuels et 15% additionnels pour les organismes à but non lucratif.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les plans proposés, Zapier pourra vous créer une offre personnalisée.

Quelles sont les limites de Zapier ?

Même si nous conseillons grandement l'utilisation de Zapier, l'outil peut rencontrer certaines limites.

• Zapier est facile d'utilisation, mais n'est pas la solution la moins chère, surtout lorsque beaucoup d'automatisations sont nécessaires.
• Dans un Zap, vous pouvez définir plusieurs chemins conditionnels du type "if/then" si différentes actions sont nécessaires pour l'automatisation désirée. Toutefois, ce nombre d'instructions est limité à trois pour le même Zap.
• Lorsque vous automatisez vos processus, une grande partie du travail consiste à formater vos données (passer d'une date au format ISO à une date lisible par exemple). Dans Zapier, chaque opération de formatage correspond à une action... Ce qui peut faire grimper le montant de la note finale.
• La création d'une automatisation dans Zapier est linéaire. On ne peut pas réagencer l'ordre des actions facilement.
• Lorsqu'une entreprise grandit, certains cas d'usage peuvent nécessiter des flux hautement personnalisables. Si l'entreprise dispose des ressources suffisantes, un système développé en interne peut être plus adapté qu'un outil externe comme Zapier.

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